Tiedota markkinoille

Markkinoille tulisi viestiä mahdollisimman ajoissa tulevista hankintatarpeista sekä luoda kontakteja markkinakartoitusta varten.

Tämä lisää merkittävästi toimittajien mahdollisuuksiaan vastata kysyntään. Jo tässä vaiheessa on tärkeää, että hankintakohteen toiminnalliset vaatimukset ja tavoitteet ovat tarpeeksi selkeästi ilmaistu. Toimittajille kannattaa antaa riittävästi aikaa reagoida viestiin. Viestintää on tehtävä mahdollisimman kohdennetusti, myös pienille ja keskisuurille yrityksille ja uusille toimijoille.

Markkinoille viestiminen voidaan aloittaa julkaisemalla asiasta ennakkoilmoitus. Ilmoituksen voi julkaista omien verkkosivujen lisäksi hankintailmoitustietokannoissa kuten Hilmassa, sekä muiden organisaatioiden uutiskirjeissä tai muissa julkaisuissa. Sen voi myös lähettää suoraan yrityksille.

Ilmoituksessa voi pyytää toimittajia osallistumaan tarjouspyyntöä edeltävään markkinakartoitukseen sekä vastaamaan tulevaan tarjouspyyntöön. Samalla voi ilmoittaa, miten markkinakartoitus aiotaan suorittaa ja korostaa prosessin luottamuksellisuutta ja avoimuutta.

Toimittajille voi myös järjestää tilaisuuksia, joissa esitetään julkisen organisaation tulevaisuuden tarpeita eri strategioiden ja toimenpideohjelmien valossa. Tällaisten tilaisuuksien on oltava avoimia ja niitä on hyvä markkinoida mahdollisimman laajasti.