Hur gör du en bra anbudsförfrågan?
För att kunna ställa bra krav och utvärderingskriterier i anbudsförfrågan måste man ha bra kunskap om situationen på miljöteknikmarknaden. Detta framgår av marknadskartläggningen. Nivån på kraven och kriterierna måste även vara lätta att förstå och jämförbara. Man måste även beakta hur anbudsgivarna kan verifiera kraven t.ex. med hjälp av existerande certifikat, miljömärken eller mätningsresultat. Även detta framgår av marknadskartläggningen.
Specifikationer som gäller eko-effektivitet påverkar konkurrensen på olika sätt, beroende på hur man använder dem i anbudsförfrågan. Om det av marknadskartläggningen t.ex. framgår att endast en eller ett fåtal leverantörer uppfyller ett visst krav, kan detta krav ingå som ett avtalsvillkor som ska uppfyllas under avtalsperioden.
Att eftersträva den totalekonomiskt bästa lösningen möjliggör en värdering av även andra kriterier än inköpspris och ger beställaren därmed ett bättre förhållande mellan pris och kvalitet.
I anbudsförfrågan kan man t.ex. be anbudsgivarna meddela livscykelkostnaderna och CO2-utsläppen av de offererade lösningarna. Man kan bifoga en särskilt blankett för detta. På detta sätt får anbudsgivarna en klar bild av hur de olika anbuden kommer att utvärderas.
Utvärderingskriterierna och deras poängsättning måste tydligt anges i anbudsförfrågan. De kriterier som anses viktiga ges tillräckligt stor vikt så att de påverkar beslutet. Man kan även ge tilläggspoäng till de anbudsgivare som offererar en miljöeffektivare lösning än vad minimikraven förutsätter.
I stora upphandlingsprojekt kan en jury värdera kvalitetsmässiga egenskaperna. Det är viktigt att värderingen och kommunikationen om den är transparenta. Det hjälper att förhindra att beslutet överklagas.
Att använda referenser som utvärderingskriterier för det totalekonomiskt mest fördelaktiga är inte att rekommendera, om inte detta grundar sig på deras kvalitativa egenskaper. Då ska värderingen fokusera på vad som verkligen åstadkoms i referensprojekten och den återkoppling leverantören fick.
