Informera marknaden om dina behov
Det är bra att så tidigt som möjligt informera marknaden om kommande upphandlingsbehov. Samtidigt kan upphandlande enheter samla kontakter inför marknadskartläggningen. På detta sätt får leverantörerna bättre möjligheter att möta efterfrågan. Redan nu är det viktigt att de funktionella kraven och målsättningarna för upphandlingen är tillräckligt tydligt definierade.
Ge leverantörerna tillräckligt med tid att reagera på er information. Kommunicera så fokuserat som möjligt, också till små och medelstora företag och nya aktörer.
Informationen till marknaden kan göras genom att publicera en förhandsannons. Denna kan publiceras förutom på de egna Internetsidorna, även på annonseringskanaler såsom HILMA, samt i andra organisationers nyhetsbrev eller andra publikationer. Man kan även skicka den direkt till företag. I annonsen kan man be leverantörerna att delta i den kommande marknadskartläggningen, samt att svara på kommande anbudsförfrågan. Samtidigt kan man informera om hur man avser göra marknadskartläggningen och betona processens konfidentialitet och öppenhet.
Man kan även anordna tillställningar där den upphandlande enhetens framtida behov i ljuset av olika strategier och åtgärdsprogram presenteras. Sådana tillställningar måste vara öppna och helst marknadsföras så brett som möjligt.
