Identifiera behoven - undvik dåliga investeringar

Behovskartläggningen är en väsentlig del av planeringen av en upphandling, och regleras inte av upphandlingslagen. Ur miljösynpunkt kan det ibland vara bäst att inte alls göra en ny upphandling. Kan man istället t.ex. optimera användningen av en befintlig byggnad?

Det är bra att minnas att den billigaste lösningen inte nödvändigtvis är den totalekonomiskt mest lönsamma. Beakta därför alla behov som blir aktuella under hela livscykeln, samt de kostnader de medför: reparationsbehov, underhåll, användarvanor inför en energieffektiv lösning, avfallshantering eller en byggnads flexibilitet för eventuella nya användningsändamål.

Ett behov kan även uttryckas funktionellt t.ex.: ett energieffektivare kollektivtrafiksystem/fordon, en belysningslösning som förbrukar xx% mindre energi än nuvarande, effektivare materialhantering, en eko-effektiv och trygg gång- och cykelväg.

I varje fall behöver man tydlig information om den nuvarande verksamhetens utgångsvärden, t.ex. gällande energiförbrukning eller avfallsmängd och -slag. Olika kartläggningar, livscykelkostnads- och koldioxidberäkningsmodeller kan då vara till hjälp. Samla all behövlig kompetens ( teknisk, energi, miljö, juridik, ekonomi, användarperspektiv) i projektgruppen redan nu och utför planeringen på ett öppet sätt. På detta sätt kan alla behov beaktas.

I detta skede är det också viktigt att försäkra sig om kompetensen i den egna organisationen och beakta ett eventuellt upphandlingssamarbete. Kostnaderna för planeringen av en upphandling utgör ofta en betydande del av de totala kostnaderna för kommuner och andra upphandlande enheter. Då kan ett samarbete mellan två eller flera kommuner vara ett bra alternativ.