Näin teet hyvän tarjouspyynnön
Hyvä tarjouspyyntö perustuu markkinakartoitukseen. Markkinakartoituksen avulla selvitetään tarjouspyynnön vaatimukset ja arviointiperusteet. Näiden on oltava ymmärrettäviä ja vertailukelpoisia. Jo tässä vaiheessa on huomioitava, että tarjoajien tulee voida todentaa väitteensä. Vaatimusten ja arviointiperusteiden on myös oltava ymmärrettäviä ja vertailukelpoisia. Tarjoajien mahdollisuudet todentaa väitteensä on myös huomioitava jo tarjouspyyntöä laadittaessa.
Markkinaselvitys antaa tietoa myös toimittajien todentamismahdollisuuksista esimerkiksi käytössä olevista sertifikaateista, ympäristömerkeistä tai mittaustuloksista.
Ekotehokkuus voidaan ottaa huomioon tarjouspyynnössä. Ekotehokkuuteen liittyvät määritelmät vaikuttavat kilpailutuksen onnistumiseen sen mukaan, miten niitä sovelletaan tarjouspyynnössä. Jos esimerkiksi markkinakartoituksessa käy ilmi, että vain yksi tai pieni osa toimittajista täyttää jonkin tietyn vaatimuksen, sen voi esittää suoritusehtona eli sopimuskauden aikana toteutettavana ehtona.
Kokonaistaloudellinen kilpailuttaminen kannattaa
Kilpailuttaminen kokonaistaloudellisimman tarjouksen perusteella antaa mahdollisuuden vertailla muita kriteerejä kuin pelkkää ostohintaa, eli antaa paremman hinta-laatu -suhteen tilaajalle. Tarjouspyynnössä voi pyytää tarjoajia ilmoittamaan esimerkiksi tarjottujen ratkaisujen elinkaarikustannukset ja hiilidioksidipäästöt. Tarjouspyyntöön voi liittää kaavakkeen tätä varten. Näin tarjoajat saavat samalla kuvan siitä, miten tarjouksia aiotaan arvioida.
Arviointiperusteet ja niiden pisteytys on ilmoitettava selkeästi tarjouspyynnössä. Tärkeiksi katsotut perusteet painotetaan pisteytyksellä, jotta ne vaikuttavat valintaan. Tarjoajille voi myös antaa esimerkiksi lisäpisteitä, jos he tarjoavat asetettuja vähimmäisvaatimuksia ekotehokkaamman ratkaisun.
Suurissa hankintaprojekteissa laadullisten ominaisuuksien arvioinnin voi suorittaa raati. On tärkeää että arviointi ja siitä viestiminen on läpinäkyvää. Se auttaa ehkäisemään valituksia.
Referenssien käyttäminen kokonaistaloudellisuuden vertailuperusteena ei ole suotavaa elleivät perusteena ole niiden laadulliset ominaisuudet. Vertailun tulisi silloin kohdistua siihen mitä referenssikohteissa todellisuudessa toteutettiin ja mitä palautetta suorituksesta on saatu.
