Mieti mitä tarvitset
Hankinnan suunnittelu alkaa tarpeiden määrittämisestä. Hankintalaki ei myöskään aseta rajoituksia tarpeiden määrittämiselle. Toisinaan ympäristön ja kokonaistaloudellisuuden kannalta paras ratkaisu on kuitenkin se, ettei uutta hankintaa tehdä. Voisiko esimerkiksi olemassa olevan rakennuskannan käyttöä tehostaa?
Tärkeä muistaa
Kannattaa pitää mielessä, että halvin ratkaisu ei aina ole kokonaistaloudellisesti paras. Tärkeää on huomioida koko elinkaaren aikana syntyvät tarpeet ja kustannukset, esimerkiksi: korjaustarpeet, huoltotarpeet, energiatehokkaan ratkaisun käyttäjien toiminta, jätteistä huolehtiminen tai rakennuksen joustavuus käyttötarkoituksen suhteen.
Tarve voi olla myös toiminnallinen, esimerkiksi: energiatehokkaampi joukkoliikennejärjestely/ajoneuvo, valaistusjärjestelmä, jonka energiankäyttö on xx prosenttia nykyistä pienempi, tehokkaampi materiaalien hallinta, ekotehokas ja turvallinen kevyen liikenteen väylä.
Joka tapauksessa tarvitaan selkeää tietoa nykyisen toiminnan lähtöarvoista, esimerkiksi energiankulutuksesta. Erilaiset katselmukset, elinkaarikustannus- ja hiilidioksidilaskentamallit voivat olla tässä avuksi. Esimerkiksi uusiutuvan energian lisääminen on kunnalle mahdollisuus, jota voidaan kartoittaa uusiutuvan energian kuntakatselmulksen avulla. Samalla se myös edistää paikallisten energianlähteiden hyödyntämistä, tuo
kustannussäästöjä ja luo mahdollisuuksia uudelle yritystoiminnalle.
Erityisen tärkeää on koota kaikki tarvittava osaaminen (tekninen, energia, ympäristö, juridiikka, talous, käyttäjä) projektiryhmään jo aikaisessa vaiheessa ja tee valmistelutyö avoimesti. Näin takaat eri tarpeiden huomioon ottamisen.
Tässä vaiheessa on myös tärkeää varmistaa oman organisaation osaaminen sekä harkita mahdollista hankintayhteistyötä. Hankinnan valmistelun kustannukset ovat kunnille tai muille hankintoja tekeville yksiköille usein merkittävä osa kokonaiskustannuksia. Silloin yhteistyö useamman kunnan välillä voi olla hyvä vaihtoehto.
